Jeg har lige modtaget bogen LYSLYD – I KRYDSFELTET MELLEM KUNST BYUDVIKLING & INNOVATION. Den ligger nu på mit bord. Jeg bladrer: Den er en blanding af dokumentation og erfaringsopsamling for det tværgående byudviklingsprojekt LYSLYD (2008-2010). Jeg var med som kommunikationsansvarlig i perioden maj-august 2009 og har bidraget til bogen med en artikel omkring kommunikation af forandringsprojekter. Her fokuserer jeg på, hvor væsentligt det er at tage højde for innovative projekters forandringsaspekt, når man kommunikerer dem: ”Nye byrum skaber forandringer for mennesker”.
Du kan læse et kort uddrag af artiklen i dette blogindlæg. Jeg anbefaler helt klart også at få fat i bogen hurtigst muligt. Men selvfølgelig nok mest, hvis du interesserer dig særligt for udvikling af byrum og tværgående samarbejdsprojektformer.
FAKTA om LYSLYD
LYSLYD udsprang oprindeligt af Metropolis – biennale og laboratorium for kunst i byens rum. KIT (Københavns Internationale Teater) producerer selv Metropolis (2007-2017) og var projektleder på LYSLYD. Projektet var både et læringsprojekt og et udviklingsprojekt – det handlede om tværgående samarbejde mellem kommuner, kreative erhverv samt lyd- og lyskunstnere. Det blev til i alt 24 forandrede byrum.
………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Uddrag af min artikel til bogen om LYSLYD: “Nye byrum skaber forandring for mennesker”
“Hvis du vil bygge et skib, så lad være med at indkalde mændene for at samle træ, uddelegere arbejdet og give ordrer. – Lær dem i stedet at længes efter det store og endeløse hav.
Antoine de Saint-Exupery
Når vi udvikler de nye byrum, som vi drømmer om, så sætter vi noget i gang. Vi skaber forandringer for byens borgere af den kulturelle, sociale og økonomiske slags. De nye byrum kalder på tværgående projekter, hvor forskellige kompetencer arbejder sammen. Det betyder forandring i samarbejdspræmisser og – metoder for projektets aktører. Det giver god mening at kombinere kommunikation med læring og gøre både den interne og eksterne kommunikationsindsats til en vejviser, guide og læremester. Kommunikationens primære mål er at vise muligheder og gøre folk trygge ved at handle anderledes i nye byrum og med nye arbejdsformer. Akkurat ligesom når man går til fysioterapeuten og får vist nogle mere hensigtsmæssige stillinger for ens krop.
Et projekts kommunikationsansvarlige kan være én af et projekts vigtigste forandringsagenter, fordi de kan være med til at skabe konsensus om den forandring, der sker i både udviklingen af byrum og nye arbejdsmetoder. Kommunikationen skal altså styrke forandringsprocesserne i organisationen og for det konkrete byrums brugere.
(For)brugerindsigt
Kommunikation begynder altid med en (for)brugerindsigt. Hvad er brugernes behov, og hvordan ser deres situation ud? Hvis borgerne ikke forstår, hvorfor byrummet bliver lavet om, så er der måske heller ikke så stor sandsynlighed for, at rummet bliver brugt eller værdsat. De forandrede byrum skal selvfølgelig kunne tale for sig selv, men ikke alle mennesker er lige indstillede på at se og aktivt udnytte nye muligheder. Hvis det nye byrum f.eks. primært præsenteres som en del af en kommunal brandingstrategi om at være innovativ, så bliver det svært for størstedelen af borgerne at se sig selv i det.
Forskellige interessenter
Styrken ved denne slags komplekse tværgående projekter med mange interessenter (stakeholders) ligger i, at man tilsammen kan skabe noget, der er langt større end de enkelte delprojekter. Det er den samlede indsats, som gør projektet stærkt og unikt. Og det skal komme til udtryk i kommunikationen af projektet.
Analyse af interessenter og forandring
For at få et overblik over projektets mange aktører og deres interesser er det essentielt med en kortlægning og analyse af projektets interessenter (stakeholders). Det gør det meget nemmere at manøvrere i feltet af mange forskellige dagsordener. Hvad er deres succeskriterier, forventninger og indflydelse på processen? Hvordan inddrager man dem i projektet? I hvilken grad har de behov for påvirkning? Hvorfor er de overhovedet interessenter?
Det er også væsentligt at lave en forandringsanalyse for netop at kortlægge hvilke holdninger, der er til forandringen af byrummet. Accepterer interessenterne forandringens nødvendighed eller værdi? Og hvilke fremgangsmåder kan man benytte for at imødekomme henholdsvis accept og skepsis? Det vigtigste er, at den kommunikationsansvarlige og projektlederne laver disse analyser i tæt samarbejde, så analysen får rod i både praksis og teori.
Inkludering af kommunikationsmedarbejderne – informations- og kommunikationsflow
Ofte bliver kommunikationsmedarbejderens rolle anset for at være en flue på væggen. Men i denne slags komplekse, tværgående projekter sidder fluen på en linse, der zoomer ind og ud. Hele tiden veksler den mellem forskellige optikker, dagsordener, sprog og arbejdsmetoder. Fluen bliver lidt rundtosset, hvis den ikke engang imellem flyver op og sætter sig på en kvist, hvor den kan se det hele i fugle, eller nå ja, flueperspektiv. På denne kvist kan den tage kommunikations-håndværkskassen frem med målgruppeanalyser, interessent- og forandringsanalyser. Der er mange aspekter, som skal i spil.
Når produktioner skabes løbende og kommunikationen af projekter sker, før de har taget endelig form, så er det ekstra vigtigt at informations- og kommunikationsflowet inkluderer kommunikationsmedarbejderen. Her er informationsflow lig med konkrete fakta om datoer, ændringer og beslutninger. Kommunikationsflow er lig med løbende dialog omkring projektets idégrundlag, udvikling og perspektivering.
Alt for ofte lyder det fra kommunikationsmedarbejderen: ”Vi er altid de sidste, der får noget at vide, selvom vi skal kommunikere det hele.” Hvordan sikrer man et flow i informationer og kommunikation? Det gøres primært ved en inkluderende holdning til kommunikationsindsatsen. Kommunikationen er del af en helhed. Måske skal kommunikationsmedarbejderen også med i programlægningen, så kommunikationsperspektiver tages med. Måske skal kommunikationsmedarbejderne eller en arbejdsgruppe deltage i udvalgte styregruppemøder. Hvordan får kommunikationsmedarbejderen en integreret rolle i processen? Hvordan kommer kommunikationsmedarbejderen tæt på informationerne? Kommunikationsmedarbejderne kan i hvert fald med fordel bruges som konstruktive aktører i processen, hvilket samtidigt klæder dem meget bedre på til kommunikationsindsatsen.
Kommunikation – del af helhed
Der skabes et bedre grundlag for synergi mellem del og helhed – de enkelte kommunale projekter og det overordnede projekt – hvis delprojekternes kommunikationsmedarbejdere møder hinanden. I mødet og erfaringsudvekslingen får de en forståelse af de andre projekter, som deres eget projekt er medspiller i. Mødet kan foregå igennem kommunikationsworkshops, som det skete i LYSLYD. Man kan også overveje en netværksgruppe for kommunikationsmedarbejderne på tværs af projekterne. Det kan knæsætte en forståelse af del-helheds-dimensionen hos de enkelte projekters kommunikationsmedarbejdere. Der er basis for samarbejde omkring PR-indsats og oplevelsesbaseret kommunikation, hvilket vil styrke kommunikationsindsatsen og sikkert også spare penge. På kommunikationsworkshoppen vil det styrke forståelsen for projektets del-helhedskarakter at afklare, i hvor høj grad man kommunikerer den helhed, projektet indgår i, når det enkelte projekt formidles og omvendt. Hvad er fordele og ulemper?
I LYSLYD lå den lokale kommunikationsindsats hos kommunerne, mens den regionale og nationale var centraliseret hos projektlederen. Den regionale og nationale PR-indsats vil i højere grad kunne løftes af kommunerne selv, hvis der er et godt samarbejde mellem kommunikationsmedarbejderne. For at skabe et fælles fodslag i kommunikationen hos projektets forskellige kommunikationsmedarbejdere kan det være en hjælp at supplere kommunikationsworkshoppen og netværksmøderne med kommunikationspakker til alle aktører i projektet med clearede udtalelser, infoark, koordinering af PR-indsats i form af ansvarsområder samt datoer for udsendelse af og indhold i pressemeddelelser.
Kommunikation med dimensioner
Målgruppeanalyser og kommunikationsstrategier fastlægger, hvordan projektet skal kommunikeres og markedsføres til forskellige grupper: Borgere, samarbejdspartnere, medier, kultur- og erhvervsliv. Udover disse effektive kommunikationsgreb vil det ligge i tråd med projektets karakter at identificere følgende dimensioner på kommunikationsworkshop eller til netværksmøder:
- Innovationsdimension
- Politisk dimension med muligheder og potentiale
- Kulturformidling/oplevelsesdimension
- Erhvervsmæssig dimension (innovation og tværgående samarbejde med erhverv)
- Den tværgående dimension i snittet og samarbejdet mellem forskellige felter og aktører
- Vekslingen mellem lokal, regional og national PR
Kommunikationen som forandringsagent
Kommunikationsindsatsen er ikke et appendiks til et projekt. Kommunikationen er en del af projektets helhed og har nogle gode redskaber til styrke den forandringsproces, som projektet sætter i gang. Tværgående komplekse projekter af LYSLYDs størrelse skaber forandringer for mennesker – både dem som udvikler dem og de mennesker, som skal leve i det forandrede byrum bagefter. Hvis man tilrettelægger kommunikationen som forandringsagent, så hjælper den med at gøre forandringen tryg og bygge bro mellem de forskellige aktører. For når alt kommer til alt så gælder Søren Kierkegaards ord stadig: ”Alle vil udvikling, ingen vil forandring”.
